Wat is contractbeheer?

Published on 13-07-2021

Als bedrijf, maar ook als particulier, heb je in steeds grotere maten te maken met contracten en abonnementen. Van een energiecontract tot een auto leasecontract, van Netflix tot Kobo Plus. Sommige van deze contracten zijn niet maandelijks opzegbaar en vormen dus een risico. Zeg je te laat op, dan betaal je nog een flinke tijd voor iets wat je niet meer nodig hebt. In de simpelste vorm is contractbeheer het bijhouden van een lijst met al je lopende contracten in een Excelbestand.

Waarom contractbeheer nodig is

Ieder contract zorgt voor een groter financieel risico. Een opzegtermijn van één maand heeft uiteraard een kleiner risico dan een opzegtermijn van één jaar. Te laat opzeggen van een contract met een contractduur van één jaar kan ervoor zorgen dat je 11 maanden vooruit moet betalen, terwijl je het product al die tijd niet meer zult gebruiken. Bij een contract van 10 euro per maand is dat uiteraard minder pijnlijk dan een contract van 250 euro per maand. Inzicht in al je lopende contracten met de volgende datum van verlenging zorgt dus voor een risico reductie en voor een financiele besparing.

Excel voldoet niet voor contractbeheer

Mocht je contracten bijhouden in Excel, dan mis je een aantal belangrijke elementen:

• Een Excelbestand kan je niet herinneren aan een bijna verlopen contract.
• Je zult zelf backups moeten maken van het bestand om te voorkomen dat het verloren gaat bij brand of diefstal van je computer.
• Aan één Excelbestand samenwerken binnen je bedrijf is vaak lastig. Uiteraard is dit beter mogelijk in Google Spreadsheets of Microsoft Office 365, maar alsnog zijn bewerkingsrechten alles of niets.

Online contractbeheer software heeft deze problemen niet. De software kan je herinneren aan een contract wat bijna gaat vervallen. Over het algemeen hebben software ontwikkelaars een juiste backup strategie die voorkomt dat je gegevens verloren gaan. Tot slot is samenwerken in een online software pakket veel beter in te richten. Rechten voor het beheren van contracten kunnen soms zelfs per contract ingesteld worden, zodat de afdeling ontwikkeling niet de contracten van de afdeling verkoop kan zien of wijzigen.

Probeer gratis online contractbeheer van Everlint

Everlint is een online contractbeheer pakket wat zowel voor zakelijke als particuliere gebruikers geschikt is. Krijg naast inzicht in opzegtermijnen ook financieel meer inzicht. Bekijk in welke maanden veel incasso's van jaarcontracten worden verwacht. Deel abonnementen in per afdeling zodat je kunt zien hoe de inkoopkosten van diensten en abonnementen verdeeld zijn over deze bedrijfsonderdelen.